Des modifications apportées au Code canadien du travail sont récemment entrées en vigueur, ou entreront bientôt en vigueur, dont l’obligation pour les employeurs de rembourser à leurs employés les dépenses liées au travail, de remettre des déclarations d’emploi et de fournir gratuitement des produits menstruels sur le lieu de travail.
Indemnité de dépenses liées au travail
Depuis le 9 juillet 2023, les employeurs fédéraux doivent, sous réserve de certaines exceptions, rembourser à leurs employés les dépenses raisonnables liées au travail. Le Règlement du Canada sur les normes du travail dresse une liste de facteurs à examiner pour déterminer si une dépense est liée au travail. Il faut se demander si la dépense :
- est liée à l’exécution du travail par l’employé;
- permet à un employé d’exécuter son travail;
- est exigée par l’employeur comme condition d’emploi ou de maintien de l’emploi;
- satisfait à une exigence liée au travail de l’employé qui est imposée par une norme de santé ou de sécurité au travail;
- est engagée par l’employé à des fins professionnelles légitimes et non pour son usage ou son plaisir personnel.
Pour faire l’objet d’une indemnité, une dépense doit non seulement être liée au travail, mais aussi être raisonnable. Pour déterminer ce qui est raisonnable, les employeurs doivent tenir compte des facteurs suivants :
- le lien entre la dépense et l’exécution du travail par l’employé;
- le montant de la dépense;
- l’autorisation préalable de la dépense par l’employeur;
- le fait que la dépense soit habituellement remboursée dans un secteur semblable;
- la bonne foi de l’employé lorsqu’il a engagé la dépense;
- la présence d’une pièce justificative, comme un reçu ou une facture.
L’employeur a 30 jours suivant la présentation de la demande par l’employé pour rembourser une dépense qui est effectivement liée au travail et raisonnable. Les règles applicables à des employés syndiqués peuvent être différentes, selon les modalités de leur convention collective.
Déclaration d’emploi
Depuis le 9 juillet 2023, les employeurs sont aussi tenus de remettre aux nouveaux employés une déclaration d’emploi écrite au plus tard 30 jours après leur entrée en fonction. Pour les employés déjà en poste, la déclaration devait être remise au plus tard le 7 octobre 2023.
La déclaration d’emploi écrite doit mentionner :
- le nom de l’employé et de l’employeur;
- le titre du poste de l’employé et une brève description de ses fonctions et responsabilités;
- l’adresse du lieu de travail habituel de l’employé;
- la date du début de l’emploi;
- la durée de l’emploi;
- la durée de la période de probation, le cas échéant;
- les compétences nécessaires pour le poste;
- la formation requise pour le poste, le cas échéant;
- les heures de travail attendues de l’employé, y compris la façon de les calculer et les règles relatives aux heures supplémentaires;
- le taux horaire ou le salaire annuel, y compris les taux de rémunération des heures supplémentaires;
- la fréquence des jours de paie et du versement de toute autre forme de rémunération;
- les retenues obligatoires prélevées sur le salaire;
- des renseignements sur le processus de réclamation par l’employé des indemnités de dépenses raisonnables liées au travail.
Ces renseignements apparaissent pour la plupart dans d’autres documents liés à l’emploi, comme la lettre d’offre, le contrat de travail, les politiques, le manuel de l’employé, les documents d’intégration et les conventions collectives. Le Programme du travail précise que, tant que tous les renseignements requis sont inclus, les employeurs peuvent continuer à transmettre ceux-ci par le biais des documents liés à l’emploi susmentionnés (ou par le biais d’une combinaison de ceux-ci) ou choisir de présenter ces renseignements séparément par le biais d’une déclaration d’emploi distincte.
Si ces renseignements changent, par exemple en raison d’une promotion, d’un changement dans les fonctions ou dans la structure de paie ou d’un nouveau lieu de travail, l’employeur doit remettre à l’employé une déclaration d’emploi mise à jour dans les 30 jours suivant le changement. L’employeur doit par ailleurs conserver une copie de la déclaration pendant trois ans après la fin de l’emploi et en remettre d’autres copies à l’employé qui le demande.
Fourniture de produits menstruels
Le Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail (produits menstruels) entrera en vigueur le 15 décembre 2023. Il obligera les employeurs sous réglementation fédérale à fournir des produits menstruels, notamment des tampons et des serviettes sanitaires, et des contenants munis d’un couvercle destinés à les recevoir dans chaque cabinet de toilette. Lorsqu’il ne peut raisonnablement les fournir dans un cabinet de toilette, il doit le faire dans un autre endroit intime. Les produits doivent être offerts gratuitement aux employés.
Notons que les produits doivent être fournis à tous les employés qui ont des règles, y compris les femmes cisgenres, les personnes non binaires, les hommes transgenres et les personnes intersexes.
Si vous avez des questions sur l’effet de ces modifications sur votre organisation, n’hésitez pas à communiquer avec un membre du groupe Droit du travail et droit de l’emploi de Miller Thomson S.E.N.C.R.L., s.r.l.
Pour de l’information sur les modifications aux dispositions du Code sur le licenciement annoncées par le gouvernement du Canada, consultez notre communiqué Droit du travail et de l’emploi.
