Dernier des trois articles sur la conversion de votre propriété commerciale en immeuble en copropriété.
Dans le premier article, nous avons examiné les avantages d’une telle conversion; dans le deuxième article, nous avons examiné les possibles conséquences fiscales de la conversion; dans le présent article, nous donnons un aperçu de la procédure à suivre pour la conversion ou la constitution d’un immeuble en copropriété.
La constitution d’un immeuble en copropriété n’est pas toujours une tâche facile, même lorsque le projet vise à convertir un bâtiment existant plutôt que d’en construire un nouveau. Toutefois, comme c’est le cas pour toute démarche complexe, l’analyse de chaque composante une à une simplifie la compréhension. La tâche est également susceptible d’être considérablement simplifiée lorsque le bâtiment existant a) n’est pas à usage d’habitation et b) ne fait pas l’objet d’une proposition de modification importante.
Étape 1. Définition du concept et consultation préalable
La première étape de la constitution d’un immeuble en copropriété est la définition du concept. Vous devez déterminer le type de copropriété le mieux adapté à votre projet (standard, par étape, terrain nu, parties communes ou propriété à bail), en tenant compte de la nature du bien et de son usage, ainsi que de son mode d’exploitation. Lorsque vous avez une idée relativement précise du projet, l’étape suivante consiste à communiquer avec la municipalité pour obtenir les approbations nécessaires.
Toutes les municipalités s’attendent à ce que les promoteurs proposés pour le développement de condominiums (y compris les propriétaires qui souhaitent simplement convertir leur terrain en condominiums) assistent à une rencontre de consultation préalable avec les planificateurs municipaux chargés d’évaluer les obstacles éventuels et de proposer les améliorations nécessaires pour obtenir les approbations. Pour un simple projet de conversion qui n’implique aucun changement d’usage ni d’occupation, en particulier si aucun usage d’habitation n’est proposé, il est fort probable que les exigences de la municipalité soient relativement modérées. Toutefois, tout dépend de la situation et des conditions réelles de la propriété.
Étape 2. Demande ou exemption
Une fois la consultation préalable effectuée, vous pouvez retenir les services d’un arpenteur-géomètre (ou d’un planificateur ou de tout autre professionnel qualifié) pour préparer la version préliminaire des plans à soumettre à la municipalité avec une demande officielle d’approbation du projet.
La version préliminaire des plans est une représentation graphique de la propriété indiquant l’emplacement proposé pour les parties privatives et les parties communes, ainsi que les autres caractéristiques fondamentales et informations. Une fois que le dossier est prêt, vous devez fournir à la municipalité le nombre d’exemplaires requis des plans, ainsi que le formulaire de demande et les droits. La municipalité se chargera de les soumettre aux personnes et autres organismes concernés en interne pour étude et commentaires.
Cette procédure est comparable à celle pour les plans ordinaires d’un lotissement en vertu des dispositions de la Loi sur l’aménagement du territoire de l’Ontario. Toutefois, la Loi de 1998 sur les condominiums (Ontario) accorde aux municipalités la possibilité d’appliquer une procédure d’« exemption » modifiée, généralement simplifiée. Parfois, les droits associés à la procédure d’exemption sont moins élevés que ceux d’une demande ordinaire. Ceci peut au moins contribuer à accélérer la procédure et la simplifier. Cette question devrait être posée lors de la rencontre de consultation préalable, et la municipalité devrait juger cette option raisonnable et adéquate selon le type de conversion.
Étape 3. Préparation des documents constitutifs
Tandis que la demande d’approbation pour la conversion en condominiums suit son cours, il serait judicieux de faire appel à un arpenteur-géomètre et à un conseiller juridique en vue de la préparation des principaux documents du projet.
La réglementation d’un condominium repose sur une structure documentaire bien définie, à commencer par les documents de « déclaration » et de « description », tous deux enregistrés au bureau d’enregistrement immobilier pour officialiser la constitution de l’immeuble en copropriété. La description est l’ensemble des plans d’arpentage qui confirment le périmètre de la propriété et ses divisions internes en parties privatives et en aires communes. La déclaration représente la « constitution » de l’association condominiale, la personne morale qui prend naissance au moment de l’enregistrement à des fins de gestion des terrains en copropriété. Elle permet de définir les règles de base de la propriété, de son mode d’exploitation et de son occupation.
D’autres documents, tels que les documents constitutifs, les règlements administratifs et les résolutions, seront également nécessaires pour veiller à ce que l’immeuble en copropriété soit exploité selon votre choix. D’autres exigences seront imposées si vous décidez de vendre toute partie privative, mais il n’est pas nécessaire de tenir compte de ces exigences si vous avez l’intention de conserver la propriété immédiatement après la conversion. Votre conseiller juridique vous aidera à déterminer les documents dont vous avez besoin et à les rédiger.
Étape 3.1. Enregistrement des droits immobiliers (si nécessaire)
L’autre étape qui peut s’avérer nécessaire est la demande de mise à niveau du statut du titre de propriété auprès du bureau d’enregistrement immobilier.
Auparavant, les documents relatifs à la propriété foncière en Ontario étaient tous conservés en format imprimé. Aussi archaïque que cela puisse paraître, la conversion des documents imprimés en format numérique n’a débuté que récemment. Les documents convertis portent la mention « Land Titles Conversion Qualified » (conversion au régime d’enregistrement des droits immobiliers), ce qui signifie que, même si les documents ont été numérisés ou convertis en format numérique, leur exactitude à certains égards n’a pas été certifiée. Ce processus relève de la responsabilité des propriétaires, mais il leur est également imposé lorsque ceux-ci choisissent, entre autres, de convertir leur bien-fonds en condominiums.
Votre avocat peut vous conseiller à propos de ces exigences. S’il est pertinent de respecter ces exigences, votre avocat et l’arpenteur-géomètre se chargeront de préparer un nouvel arpentage de la propriété, d’effectuer les recherches nécessaires concernant le titre de propriété sur tous les terrains adjacents et de communiquer avec les propriétaires voisins et autres parties ayant un intérêt dans la propriété pour s’assurer que personne ne pourrait, en toute validité, contester la description du bien-fonds dont vous pensez être propriétaire (en particulier les limites). Cette procédure peut s’étendre sur trois mois ou plus et doit, si besoin, être menée parallèlement aux autres étapes de la conversion en condominiums.
Étape 4. Approbation finale
Lorsque la municipalité a terminé l’étude de votre demande, elle peut émettre une « approbation provisoire des plans » assortie des conditions à remplir pour obtenir son « approbation finale », nécessaires à l’enregistrement de la déclaration et de la description auprès du bureau d’enregistrement immobilier concerné.
Si votre objectif est simplement de convertir votre propriété à vocation commerciale ou industrielle en condominiums à vocation commerciale ou industrielle, sans modification importante de la configuration, des conditions de la propriété ou de ses utilisations, les conditions devraient être minimes. Toutefois, si la municipalité soulève certaines préoccupations, elle vous demandera de traiter ces points avant de procéder à l’enregistrement. À cette étape, il ne devrait pas y avoir de surprises; la consultation préalable devrait avoir permis de recenser toute condition potentiellement importante.
C’est également à ce stade que vous devez soumettre la version préliminaire de la déclaration et de la description au bureau d’enregistrement immobilier pour étude, à des fins de vérification de leur conformité avant que ces documents soient enregistrés.
Étape 5. Enregistrement et structure organisationnelle
Lorsque toutes les conditions seront remplies, que l’approbation finale aura été obtenue et que le bureau d’enregistrement immobilier aura confirmé la conformité de votre déclaration et de votre description, vous pourrez procéder à l’enregistrement de ces documents, ce qui conclura la procédure de conversion en condominiums. Une fois l’enregistrement effectué, l’étape suivante consiste à établir la structure organisationnelle officielle de l’immeuble en copropriété, c’est-à-dire à choisir les premiers administrateurs et dirigeants (généralement vous-même et vos principaux associés ou employés), à nommer un auditeur, à ouvrir les comptes bancaires et à effectuer toutes les autres démarches qui permettront à votre immeuble en copropriété d’être conforme aux lois en vigueur et de vous apporter les avantages que vous recherchez, que vous ayez ou non l’intention de vendre ou de transférer toute partie privative immédiatement.
L’équipe de Miller Thomson peut vous accompagner à chaque étape du processus de conversion de votre propriété en condominiums et au-delà, afin de vous permettre d’atteindre vos objectifs de la manière la plus efficace possible.
