Nous évoluons indiscutablement dans un monde en ligne. Cette réalité a changé la façon dont les organismes sans but lucratif et les organismes de bienfaisance fonctionnent au Canada. L’Agence du revenu du Canada (l’« ARC ») a emboîté le pas à cette tendance numérique en mettant à disposition le portail en ligne sécurisé Mon dossier d’entreprise (« MDE »). Mon dossier d’entreprise permet aux sociétés et à leurs représentants autorisés d’apporter facilement, rapidement et en toute sécurité des modifications à leurs comptes de programme de l’ARC en ligne, à leur convenance, 7 jours sur 7, 21 heures sur 24 (l’accès aux services est interrompu entre 3 h 00 et 6 h 00 HNE). De nombreuses personnes peuvent profiter de ce service, entre autres les fournisseurs de services professionnels.

Les organisations peuvent effectuer les tâches suivantes en ligne dans MDE :

  1. Demander à devenir un organisme de bienfaisance enregistré ou une association canadienne enregistrée de sport amateur;
  2. Soumettre le formulaire T3010, Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (le « formulaireT3010 »), ainsi que les documents d’accompagnement, notamment les états financiers;
  3. Effectuer la mise à jour des renseignements relatifs à leur organisation, télécharger les pièces justificatives et correspondre avec la Direction des organismes de bienfaisance.

Les organismes de bienfaisance et autres sociétés peuvent utiliser MDE pour apporter les modifications nécessaires à l’adresse, à la liste des administrateurs, à la date de clôture de l’exercice financier, à la désignation, aux objectifs, aux activités, etc. de leur organisation. MDE a pour objectif de réduire les délais de traitement, d’aider les organisations à gérer leurs pièces justificatives et d’effectuer la mise à jour des renseignements importants de manière conviviale.

Accès à Mon dossier d’entreprise (MDE)

L’ARC a dressé la liste des étapes que les organismes de bienfaisance doivent suivre pour accéder à MDE. Pour utiliser ces services, votre organisation aura besoin d’un numéro d’entreprise (le « NE ») et du compte RR associé (le « compte RR »), qui sera le numéro de compte d’organisme de bienfaisance. Si votre organisation n’a pas encore de NE ou de compte RR, vous pouvez accéder à MDE en cliquant ici pour ouvrir l’Inscription en direct des entreprises – Vous inscrire. Toutefois, il est important de noter qu’un NE et un compte RR ne font pas automatiquement de votre organisation un organisme de bienfaisance enregistré. L’inscription d’un organisme de bienfaisance se fait sur présentation d’une demande dûment approuvée par l’ARC. Une fois que le NE et le compte RR ont été attribués, l’organisation et ses représentants autorisés peuvent commencer à utiliser les services MDE en ligne.

Certaines organisations trouvent que MDE et la procédure d’inscription sont lourds, chronophages et frustrants. Nous avons remarqué un besoin d’assistance fréquent lors de la procédure d’inscription. Par exemple, l’une des difficultés que les clients rencontrent fréquemment lorsqu’ils tentent d’inscrire leur organisation à MDE est un message d’erreur concernant le fait que le directeur de l’organisme de bienfaisance qui tente d’obtenir l’accès au dossier n’est pas répertorié en tant que « contact principal » ou « propriétaire » sur le compte. Ce problème se pose s’il y a une légère différence entre le nom que l’ARC a dans ses dossiers pour cette personne et la façon dont son nom est inscrit en tant qu’administrateur de l’organisme de bienfaisance. Malheureusement, le seul moyen de régler ce problème est d’appeler l’ARC et de parler à un agent.

L’ARC reconnaît certains des défis que les utilisateurs rencontrent et apporte régulièrement des améliorations à MDE, en plus de fournir des réponses aux questions fréquemment posées au sujet de ce service. En cas de difficultés avec la procédure en ligne, communiquez avec la Direction des organismes de bienfaisance au 1-800-267-2384 pour obtenir de l’aide. Si la procédure d’inscription en ligne est trop compliquée, vous pouvez envoyer une copie des documents par courrier ou par télécopieur.

Utilisation de Mon dossier d’entreprise (MDE)

Même si la procédure n’est pas toujours facile, l’inscription à MDE vaut la peine. Le dépôt des documents en ligne auprès de l’ARC présente de nombreux avantages. Par exemple, de nombreuses personnes, notamment les représentants autorisés d’une organisation, peuvent se connecter à MDE pour remplir les différentes parties du formulaire de demande selon les besoins. Il est possible de sauvegarder le formulaire de demande et d’y revenir à tout moment pour le réviser ou le modifier. De plus, la date de soumission du formulaire de demande est la date à laquelle l’ARC le reçoit, ce qui élimine l’utilisation du cachet de la poste.

Demander à devenir un organisme de bienfaisance enregistré

Comme indiqué ci-dessus, il est possible d’utiliser MDE pour demander à devenir un organisme de bienfaisance enregistré en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada). Le formulaire en ligne vous guidera tout au long de la procédure. Vous devrez télécharger toutes les pièces justificatives, notamment les documents constitutifs, les états financiers et les accords signés. Une fois que la demande d’inscription d’un organisme de bienfaisance est soumise, vous pouvez suivre la progression de son traitement dans MDE.

L’ARC n’accepte plus l’ancien formulaire T2050 de demande d’inscription d’un organisme de bienfaisance. Depuis le 19 septembre 2019, les demandeurs doivent utiliser le nouveau formulaire T1789. Seul le formulaire T1789 se trouve dans MDE éliminant ainsi le risque d’utiliser par erreur le formulaire T2050.

Dépôt du formulaire T3010

Une nouvelle version du formulaire T3010 (appelée version 24) sera publiée en janvier 2024. Les organismes de bienfaisance dont l’exercice financier se termine le 31 décembre 2023 ou après cette date doivent utiliser cette version du formulaire. Les organismes de bienfaisance dont l’exercice financier se termine le 30 décembre 2023 ou avant cette date doivent utiliser la version 23 du formulaire T3010. Les organismes qui font leur déclaration dans MDE reçoivent automatiquement la version du formulaire de déclaration qui leur est applicable et ne risquent pas d’utiliser une version désuète. C’est l’un des nombreux avantages de l’utilisation de MDE au lieu des formulaires sur papier.

Les organismes qui choisissent de soumettre un formulaire imprimé doivent s’assurer d’utiliser la bonne version du formulaire T3010. L’ARC a déclaré qu’elle n’en accepte pas les anciennes versions. Si un organisme de bienfaisance ne produit pas de déclaration dans les six mois qui suivent la date de clôture de son exercice financier, l’ARC entamera le processus de révocation de son statut d’organisme de bienfaisance enregistré.

Conclusion

MDE est un moyen pratique et rapide pour les organisations, les organismes de bienfaisance et leurs représentants autorisés d’apporter des changements à leurs comptes de programme de l’ARC à leur convenance. L’ARC encourage fortement les organisations à produire leurs déclarations en ligne dans MDE. Nous recommandons vivement aux organisations de s’inscrire pour avoir accès à MDE et profiter des avantages décrits ci-dessous. Si vous avez besoin d’aide concernant cette procédure, veuillez communiquer avec l’ARC directement.